PrÀsenz vs. Hybrid vs. Online
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UnsplashWissenschaftliche Veranstaltungen â ob Tagungen, Konferenzen, Workshops oder Seminare â können heute in einer Vielzahl von Formaten organisiert werden. Von reinen PrĂ€senzveranstaltungen ĂŒber vollstĂ€ndig virtuelle Formate bis hin zu hybriden Lösungen mit online zugeschaltetem Publikum: Veranstalter:innen stehen zahlreiche Optionen zur VerfĂŒgung. Doch wie findet man das passende Konzept fĂŒr die eigene Veranstaltung? Und welche Faktoren können bei der Entscheidungsfindung hilfreich sein?
Dieser Blogbeitrag richtet sich an Organisator:innen wissenschaftlicher Veranstaltungen und beleuchtet die Vor- und Nachteile von PrÀsenz-, Online- und Hybridformaten. Ziel ist es, einen Vergleich der Formate zu bieten und Orientierung bei der Auswahl zu schaffen. Zudem enthÀlt der Beitrag praktische Tipps und Anregungen, wie Herausforderungen virtueller oder hybrider Formate erfolgreich gemeistert werden können.
PrĂ€senz â Austausch vor Ort
Das klassische Format der PrĂ€senzkonferenz bringt Teilnehmende physisch an einem Ort zusammen, um den direkten Austausch zu fördern. Forschende nutzen diese Gelegenheit, um eigene Ergebnisse zu prĂ€sentieren und mit der Scientific Community zu diskutieren. Besonders geschĂ€tzt werden informelle Begegnungen, etwa wĂ€hrend Kaffeepausen oder gemeinsamer Abendessen. Solche ungezwungenen GesprĂ€che ermöglichen es, Kontakte zu knĂŒpfen oder zu vertiefen, Ideen auszutauschen und potenzielle Kooperationen fĂŒr zukĂŒnftige Projekte zu initiieren. Ein weiterer Vorteil von PrĂ€senzveranstaltungen liegt im Ortswechsel: Teilnehmende können andere Institute und UniversitĂ€ten mit Ă€hnlichen Forschungsschwerpunkten besuchen und sich von neuen EindrĂŒcken inspirieren lassen.
Allerdings geraten PrĂ€senzveranstaltungen zunehmend in die Kritik â insbesondere wegen der mit Flugreisen verbundenen COâ-Emissionen. Die COVID-19-Pandemie und der damit einhergehende Wandel hin zu virtuellen Konferenzformaten haben zudem verdeutlicht, dass PrĂ€senzveranstaltungen keine uneingeschrĂ€nkte Teilhabe fĂŒr alle gewĂ€hrleisten können. Verschiedene HĂŒrden erschweren bestimmten Gruppen die Teilnahme, darunter:
- Finanzielle Barrieren, etwa fĂŒr KonferenzgebĂŒhren, Reisekosten und Unterkunft, die besonders angehende Forschende betreffen
- zeitliche EinschrÀnkungen durch Care-Verantwortung oder andere Verpflichtungen
- physische oder psychische BeeintrÀchtigungen
- politische und gesellschaftliche HĂŒrden, wie Visa-Problem
Die Erfahrungen seit 2020 zeigen, dass hybride oder rein virtuelle Formate ein breiteres und diverseres Publikum erreichen können. FĂŒr Organisator:innen kann es daher sinnvoll sein, diese Formate verstĂ€rkt in Betracht zu ziehen, um mehr Teilhabe und Nachhaltigkeit zu ermöglichen.
Hybrid â Kombination aus physischer und digitaler Teilnahme
Hybride Veranstaltungen kombinieren physische PrÀsenz mit virtueller Teilnahme und verbinden somit das Beste aus beiden Welten. Dieses Format hat sich insbesondere nach der COVID-19-Pandemie als praktikabler Kompromiss etabliert.
Global Foyer (Parncutt, R;Lindborg, P; Meyer-Kahlen, N; Timmers, R (2021) The Multi-hub Academic Conference: Global, Inclusive, Culturally Diverse, Creative, Sustainable. doi: 10.3389 frma.2021.699782
Ein wesentlicher Vorteil hybrider Veranstaltungen liegt in der Möglichkeit, Emissionen durch reduzierten Reisebedarf einzusparen. Gleichzeitig bieten sie eine alternative Teilnahmeoption fĂŒr Personen, die aufgrund familiĂ€rer Verpflichtungen, finanzieller EinschrĂ€nkungen, gesundheitlicher BeeintrĂ€chtigungen oder Schwierigkeiten bei der Visa-Beschaffung nicht vor Ort teilnehmen können. Dadurch wird die Veranstaltung zugĂ€nglicher, geografisch weiterreichend und diverser in Bezug auf Vortragende und Teilnehmende.
Dennoch gibt es bei hybriden Formaten Herausforderungen, die sorgfĂ€ltig abgewogen werden mĂŒssen:
- Zweiklassengesellschaft: Einige Forschende kritisieren, dass virtuelle Teilnehmende, die nicht vor Ort sind, benachteiligt werden könnten. Diese Diskrepanz kann beispielsweise durch eingeschrÀnkten Zugang zu informellen Netzwerken oder weniger Sichtbarkeit entstehen.
- Technische und organisatorische Anforderungen: Die DurchfĂŒhrung hybrider Veranstaltungen erfordert hĂ€ufig zusĂ€tzliche Technik und Ressourcen. Dies fĂŒhrt zu höheren Kosten, die sich auf die TeilnahmegebĂŒhren auswirken können. Zudem können technische Probleme wie VerbindungsabbrĂŒche oder fehlerhaftes Streaming den Ablauf beeintrĂ€chtigen.
- Interaktion und Inklusion: Es bleibt eine Herausforderung, sowohl das physisch anwesende als auch das virtuelle Publikum in den Austausch einzubeziehen. Online-Teilnehmende könnten sich durch begrenzte Interaktionsmöglichkeiten ausgeschlossen fĂŒhlen, insbesondere bei Veranstaltungen mit starkem Fokus auf Networking. Um hybride Formate erfolgreich zu gestalten, ist es wichtig, potenzielle Probleme im Voraus zu identifizieren und MaĂnahmen zu ergreifen, um diese zu minimieren. Beispielsweise können gezielte Moderation, technische Backups oder Interaktionsplattformen dazu beitragen, die Erfahrung fĂŒr alle Teilnehmenden zu verbessern.
Tipp Organisator:innen können verschiedene AnsÀtze nutzen, um den Austausch zwischen PrÀsenz- und Online-Publikum zu fördern. Live-Feedback und Umfragen können beispielsweise durch einfaches Handheben oder Tools wie
Slido und
Wooclap umgesetzt werden. Teilnehmende scannen dabei vor Ort oder online den QR-Code aus den PrÀsentationsfolien, um teilzunehmen. Einige Forschende haben zudem separate Tische mit vier Kopfhörern bereitgestellt, an denen PrÀsenzteilnehmende Platz nehmen und sich in Breakout-Sessions mit Online-Teilnehmenden austauschen können (vgl. Foto: Global Foyer)
Virtuell â vollstĂ€ndig digitale Teilnahme
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UnsplashVirtuelle Konferenzen sind Formate, bei denen die gesamte Veranstaltung online ĂŒber ein Videokonferenzsystem abgehalten wird. Wie bereits bei den Vorteilen hybrider Veranstaltungen erwĂ€hnt, bietet eine virtuelleTeilnahme eine höhere InklusivitĂ€t fĂŒr Personen, die aufgrund von ReisebeschrĂ€nkungen, finanziellen HĂŒrden oder anderen persönlichen GrĂŒnden nicht vor Ort teilnehmen können.
Zudem können dadurch bis zu 90 Prozent der Emissionen, die normalerweise durch An- und Abreise entstehen, eingespart werden. Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die Zeitersparnis â sowohl fĂŒr Teilnehmende als auch fĂŒr Organisator:innen.
Teilnehmende profitieren von einer höheren FlexibilitĂ€t und können einfacher zwischen Sessions wechseln. Dadurch wird eine gröĂere Zielgruppe erreicht, da das Format auch fĂŒr Interessierte zugĂ€nglicher wird, die sonst nicht teilnehmen könnten.
Jedoch wird von vielen Teilnehmenden die limitierte oder fehlende Möglichkeit zur Interaktion als gröĂter Nachteil virtueller Konferenzen empfunden. Insbesondere die informellen Begegnungen wĂ€hrend Kaffeepausen oder gemeinsamen Abendessen, die bei PrĂ€senzveranstaltungen oft als zentral fĂŒr den wissenschaftlichen Austausch gelten, fehlen. Stattdessen wird hĂ€ufig ein GefĂŒhl der Isolation wahrgenommen, das die Zusammenarbeit erschwert und den spontanen Austausch begrenzt.
Tipp Um bessere Erfahrungen im Networking zu machen, können Organisator: innen unterschiedliche MaĂnahmen unternehmen. Dazu gehört beispielsweise Break-Out Sessions mit kleineren Diskussionsrunden zu erstellen, möglicherweise mit einleitenden Fragen Hilfestellung zu leisten. In den Pausen oder am Abend können Break-out Sessions, wie âCoffee Hourâ âHappy Hourâ oder âTeekĂŒche, âFlurâ âFrische Luftâ benannt werden. AuĂerdem können vorab Termine speziell fĂŒr etablierte Forschende und angehende Forschende organisiert werden sowie fĂŒr Forschende, die sich bereits kennen (âReunionâ).
Ein weiterer Nachteil sind technische Probleme mit der Konferenzsoftware, insbesondere wenn diese an den Veranstaltungstagen oder wÀhrend der eigenen PrÀsentation nicht funktioniert. Die Vertrautheit mit dem Konferenzprogramm hat zudem einen direkten Einfluss auf die QualitÀt des Austauschs und des Netzwerkens.
Tipp FĂŒr hybride und virtuelle Konferenzen bietet es sich an, im Vorfeld einen Technik-Check fĂŒr PrĂ€sentierende und Teilnehmende anzubieten. Insbesondere bei PrĂ€sentationen ist es sinnvoll, diese vorab aufzuzeichnen. So kann die Aufzeichnung bei technischen Problemen als Alternative zur Live-PrĂ€sentation abgespielt werden.
Fazit
PrĂ€senz-, Hybrid- und Online-Veranstaltungen bieten jeweils unterschiedliche Vorteile: WĂ€hrend PrĂ€senzveranstaltungen vor allem die persönliche Interaktion fördern, ermöglichen hybride und virtuelle Formate flexiblere, offenere und nachhaltigere Veranstaltungskonzepte. Die im Blogbeitrag beschriebenen Herausforderungen, wie technische HĂŒrden oder eingeschrĂ€nkte spontane Interaktion bei hybriden und Online-Konferenzen, lassen sich durch gezielte MaĂnahmen reduzieren. Dazu zĂ€hlen sorgfĂ€ltige Planung, Moderation, der Einsatz geeigneter Tools und kreative Interaktionsformate. Organisator:innen haben die Möglichkeit, das passende Format auszuwĂ€hlen, um den spezifischen BedĂŒrfnissen der Teilnehmenden sowie den Rahmenbedingungen und Zielen der Veranstaltung gerecht zu werden.
Beratung und UnterstĂŒtzung
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Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen GesprĂ€ch zu allen Aspekten virtueller und hybrider Veranstaltungen â sei es fĂŒr den allgemeinen Gedankenaustausch, die Entwicklung spezifischer Veranstaltungsformate oder die Lösung eines konkreten Problems. â Mehr erfahren
Förderung
Das Bundesministerium fĂŒr Bildung und Forschung (BMBF) fördert das Projekt DiNaMo â Digitalisierung fĂŒr nachhaltige MobilitĂ€t im Rahmen der Strategie âForschung fĂŒr Nachhaltigkeitâ (FONA) www.fona.de im Förderschwerpunkt Sozial-ökologische Forschung unter dem Förderkennzeichen 01UV2301. Die Verantwortung fĂŒr den Inhalt dieser Veröffentlichung liegt bei der Autorin. Weitere Informationen zu dem Projekt finden Sie auf der DiNaMo-Website.
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