in IT ist es üblich, ein Ticket-System zu verwenden, bei dem idealerweise alle Tickets anlegen können, die dann mit einem Status (offen, dringend, nicht reproduzierbar, ...) versehen werden, die einen bearbeiter erhalten und in denen der arbeitsfortschritt eingesehen werden kann. so etwas wünsche ich mir für behörden (egal, ob es um eine baugenehmigung geht, einen termin beim standesamt oder die anforderung von gelben säcken). vielleicht könnte die BfD den Anfang machen?
einige ticketsysteme erlauben auch die steuerung, welche nutzer welche teile des tickets sehen können. bereits die anzeige eines bearbeitungs-status: "in warteschlange", "in bearbeitung", "wartet auf bedingung", "ausgeführt", "zurückgestellt", "verworfen" wäre hilfreich.