Ins Handeln kommen: Pro Action Café als kollegiales Beratungsformat

Gestern war ich Teilgeberin in einem Pro Action Café. Dieses Format ist eine Mischung zwischen Open Space, World Café und kollegialer Beratung in Verbindung mit der Entwicklung eines nächsten Schritts. Ich habe es als sehr zielführend erlebt und teile deshalb im Folgenden ein mögliches Vorgehen mit dieser Methode zur Weiternutzung.

Überblick: Idee und Ablauf eines Pro Action Cafés

Ein Pro Action Café hat im Sinne einer handlungsorientierten, kollegialen Beratung das Ziel, dass Teilgebende sich von anderen Teilgebenden zu einem nächsten, möglichen Schritt im Kontext einer Herausforderung beraten lassen. Damit gibt es bei dem Format grundsätzlich zwei Rollen:

• Fallgeber*innen (= diejenigen, die ein Anliegen einbringen)
• Beratende (= diejenigen, die ihre Erfahrungen und Perspektiven dazu beisteuern)

Genutzt wird ein World Café bzw. Open Space Setting:

Zu Beginn werden die Anliegen im Plenum eingebracht und vorgestellt.

Anschließend gibt es für jedes Anliegen einen Tisch. Es wird in drei aufeinander aufbauenden Runden beraten.

Zum Abschluss wird das Pro Action Café im Plenum ausgewertet.

Wichtig ist bei diesem Setting, dass die Fallgeber*innen eine sehr aktive Rolle haben. Mehr noch als im klassischen World Café Format, bei dem eine Person am Tisch sitzen bleibt und die Diskussionen von einer zur nächsten Runde weiter trägt, haben Fallgeber*innen nun auch noch zusätzlich ein eigenes Anliegen, für das sie erste Schritte für mögliche Handlungen suchen. Gerade deshalb finde ich das Format aber sehr wirkungsvoll, weil auf diese Weise natürlich eine große Neugierde und Motivation für die Tisch-Gespräche besteht.

Beschreibung der einzelnen Phasen

1. Start im Plenum

Die erste Phase bei einem Pro Action Café kann man sich am besten als eine Art Sessionplanung vorstellen. Sie findet im Plenum statt. Es ist hilfreich, hier zu Beginn kurz etwas Raum für Stille und Reflexion zu geben, damit alle Beteiligten sich überlegen können, ob sie beratend oder fallgebend aktiv werden wollen. Und wenn fallgebend, dann zu welchem Thema.

Bei unserer Durchführung haben wir dieses ‚Plenum‘ als asynchronen Part vorangestellt. Dazu gab es einen Aufruf, vorab das Anliegen mit etwas Kontext dazu in einem Forum zu teilen. Auf diese Weise konnten sich alle schon einmal vorab mit den Themen vertraut machen. Im Plenum reichte dann eine kurze Vorstellung.

2. Beratungsrunden

Im Anschluss an die Vorstellung im Plenum folgen dann drei World Café Runden. Die Fallgeber*innen bleiben dabei jeweils an ‚ihrem‘ Tisch sitzen. Die anderen wählen in jeder Runde neu aus, wo sie beraten, d.h. ihre Perspektive einbringen wollen.

Die drei Beratungsrunden sind aufeinander aufbauend gedacht:

• In Runde 1 stellt die fallgebende Person ihr Anliegen kurz vor und hört dann zu. Die beratenden Menschen tauschen sich darüber aus, was die zentrale, grundsätzliche Frage ist.
• In Runde 2 kann die fallgebende Person dann direkt diese konkretisierte Frage vorstellen. Alle teilen ihre Erfahrungen und Perspektiven, die dazu wichtig sein könnten.
• In Runde 3 wird die bisherige Sammlung durch die fallgebende Person kurz vorgestellt. Die Beratenden reflektieren dann, was sie der fallgebenden Person als nächsten Schritt empfehlen könnten.

Wir hatten mit rund 8 Minuten pro Runde aus meiner Sicht zu wenig Zeit und werde mich zukünftig an 15-30 Minuten pro Runde. Um den fallgebenden Personen zwischen den Runden kurz Gelegenheit zur Rekapitulation zu geben, kann es auch hilfreich sein, die Wechselpause nicht zu kurz zu gestalten.

3. Abschluss im Plenum

Der Abschluss im Plenum gestaltet sich je nachdem, wie ‚gruppenbezogen‘ die eingebrachten Fälle waren. In unserem Fall waren es individuelle Anliegen von einzelnen Personen, die von den vielfältigen Perspektiven der Beratenden profitieren wollten. Eine Auswertung im Plenum ist dann nicht unbedingt nötig. Schön ist es, sich trotzdem auch in diesem Fall kurz Zeit für ein Wertschätzungs-Blitzlicht zu nehmen.

Anders sieht es aus, wenn es sich um eher gruppenbezogene Anliegen handelt, also wenn eine Gruppe z.B. zum Ende eines Workshops gemeinsam Fragen zur Weiterarbeit definiert hat, die dann stellvertretend für die gesamte Gruppe von einzelnen Fallgeber*innen eingebracht werden. In diesem Fall kann es lohnend sein, die erarbeiteten nächsten Schritte aus den einzelnen ‚Fällen‘ ins Plenum zurück zu tragen und gemeinsam daran weiter zu überlegen.

Fazit

Ich habe die Methode als sehr zielführend und auch für mich persönlich als sehr hilfreich erlebt.

Für meine zukünftige Durchführung der Methode habe ich einen kleinen ‚Spickzettel‘ für Fallgeber*innen erstellt. So ist für sie immer gut im Blick, was in welcher Runde ansteht. Nutze den Spickzettel gerne auch für dich weiter, wenn du ein Pro Action Café durchführen willst.

Spickzettel als Text

Mein Anliegen:
Formuliere dein Anliegen prägnant für die Vorstellung im Plenum.

Runde 1 – Klärung der Frage

• Du erläuterst dein Anliegen kurz
• Du hörst zu und dokumentierst mit
• Verständnisfragen dürfen beantwortet werden
• Ziel: Klarheit über die zentrale Frage gewinnen
• In der Pause: Anliegen für nächste Runde konkretisieren

Runde 2 – Sammlung von Perspektiven

• Du stellst deine konkretisierte Frage vor
• Du hörst zu, welche Ideen die Beratenden vorschlagen und dokumentierst mit
• Ziel: Ideen, Erfahrungen und Perspektiven sammeln
• In der Pause: Sammlung ggf. clustern und priorisieren

Runde 3 – Nächster Schritt

• Du stellst die gesammelten Ideen vor und fragst, welche konkreten, nächsten Schritte die Beratenden dir empfehlen.
• Du hörst zu und dokumentierst die Empfehlungen
• Ziel: Möglichst konkrete Schritte finden, um ins Handeln zu kommen.
• In der Pause: gegebenenfalls Aufbereitung der nächsten Schritte für das Plenum.

Spickzettel zum WeiternutzenHerunterladen

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