Vorstellung des Thesis-Systems an der MLU: Ein System zur Abgabe und Verwaltung von Abschlussarbeiten an der MLU auf Basis einer DSpace-Instanz

Im Rahmen der Digitalisierungsoffensive an der Martin-Luther Universität Halle Wittenberg (MLU), die unter anderem zum Ziel hat, den Papierverbrauch an der Universität zu reduzieren, wurde die ULB Sachsen-Anhalt gebeten, ein System (als Testballon) bereitzustellen, das die papierlose Abgabe und Verwaltung von Abschlussarbeiten an der MLU ermöglicht. In einer kürzlich abgeschlossenen Testphase haben wir die Fähigkeiten von DSpace getestet, um den besonderen Anforderungen dieser Aufgabe gerecht zu werden. Dazu gehören: die Überarbeitung der DSpace-Module E-Persons und des Aufgabenpools, um neue Rollen wie z.B. Gutachter:innen für Abschlussarbeiten hinzuzufügen, die Modifikation des Löschprozesses, um das einfache und dauerhafte Löschen von Arbeiten und Personen zu ermöglichen, sowie weitere Anpassungen im Einreichungsprozess. In diesem Vortrag möchten wir die Änderungen vorstellen, die wir an einer DSpace 6.4-Instanz vorgenommen haben, um ein System (nur Uni-Intern) bereitzustellen, das derzeit das Wirtschaftswissenschaftliche Prüfungsamt, eines der größten Prüfungsämter der Universität, bedient und seit November 2024 erfolgreich in einer Pilotphase läuft. Insgesamt wurden bisher 62 Abschlussarbeiten eingereicht, von denen sich 42 in der Begutachtung befinden und 19 für die automatische Archivierung und anschließende Löschung nach sechs Jahren vorgesehen sind. Aus technischer Sicht sollte sowohl die Übermittlung weiterer Abschlussarbeiten reibungslos funktionieren als auch das Onboarding weiterer Prüfungsämter praktikabel sein. Obwohl wir uns bewusst sind, dass unsere Implementierung auf einem nicht mehr unterstützten 6.4-System nicht für eine sofortige Implementierung geeignet ist, denken wir dennoch, dass die Ergänzungen und Implementierungen der oben genannten Module leicht auf neuere DSpace-Versionen portiert werden können und dass ein solches System möglicherweise auch an anderen Universitäten und Hochschulen eingesetzt werden kann.